商务信函根据用途可分为三种：以业务活动为主的对外商务函件，以公司内部联系文件、指示、通知以及业务报告、呈文等为中心的公司内部文件，以加深与客户之间人际往来、巩固相互间的友好合作关系为目的的社交礼仪信函。在此以对外商务信函为中心，介绍各种贸易往来信函的写法。
给贸易对象写洽谈、订货、联系、催促等商务信函是商贸公司业务活动中ー项极其重要的工作，信函写得如何对公司业务经营有着十分重要的意义。作为ー种正式文件，在书写时要本着文字简短，表达准确的原则。同时，因为商务信函是写给往来客户和一般消费者的，所以要具备礼仪因素。汉语信函类文章行文简洁、用语凝练，并且有自己的习惯用语和固定格式。日语此类文章特点大致和汉语相同，这无疑是翻译日汉信函类文章的便利条件。但是，我们还必须看到，日、汉信函类文章无论在格式上，用语上，还都有不同之处。这就要求我们重庆翻译公司在翻译过程中认真比较日、汉函电类文章在格式、用语等方面的不同，译成相应的信函形式。在书写日、汉信函类文章时要注意以下几点。
1. 文章形式
汉语信函类文章与日语同类文章在形式上大致相同，但是个別项目的排列有所不同。汉语信函类文章一般为下面形式：
①收信人
②开头语
③正文
④结尾
⑤署名
⑥日期
⑦再启（又及）
日语书信一般收信人写在最后，署名写在日期之后。
2. 开头语
汉语信函类文章的开头语一般多为：敬启者、启者、敬启、启复者等，日语同类文章的开头语一般多为：[拝啓」「前略」 「拝復」等。
3. 前文
汉语信函类文章一般在写完开头语后直接进入正文，而日语此类文章在开头语后，多加入寒暄语。例如在信函开头的寒暄语中可用「陽春の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び中 し上げます』之类的惯用语，可译成“阳春时节，恭祝贵公司日益繁荣”。这虽然是老一套的客气话，但因为是写给往来客户的，所以要适当具备礼仪因素。即便是已经建立起亲密关系的客户，在给对方发函时也不能只讲要办的事宜，而应适当使用这类惯用语。下面是常用词汇。
①初春の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
初春时节，恭贺贵公司大业昌盛。素日承蒙贵方格外的照顾，谨表深厚谢意。
②貴社いよいよご繁栄の段、何よりのこととお慶び申し上げます。
贵公司业务日益兴隆，不胜欣庆。
③暮秋の候、貴社いよいよご発展の趣、大慶至極に存じます。
晚秋之时贵公司日益发展，不胜欣慰。
④毎度貴社の格別のご支援にあずかり厚く御礼申し上げます。
屡蒙贵公司协助，衷心感谢。
4. 正文
正文为信件的主要部分。日文书信常用「さて』「ところで』「ついては」「実は』等词引人正文。在译成汉语时，这些词可省略不译出。
5. 结尾语
日、汉信函类文章在写完正文以后，出于礼貌结尾处要加入祝福问候语。同开头部分的寒暄语一样，结尾部分的祝福问候语也已模式化。下面是日、汉相对应的常用词汇。
①谨致敬礼 敬具
②即颂财安 商売繁盛をお祈り申し上げます
③专此致谢 ご返事をお待ち致しております
④专此致谢 まずは御礼まで
⑤专此奉复 まずは取り敢えずご返事まで
⑥盼早日賜复 できるだけ早くご返事を賜りますようお願い申し上げます
⑦希望尽快冋音 できるだけ早くご返事ください
⑧今后亦请关垂 今後とも宜しくお引き立てのほどお願い申し上げます
⑨专此匆匆函告 まずは取り敢えずお知らせまで
⑩敬祝事业发展 ご事業のご発展をお祈りします
⑪谨函复并请求如上 まずはご返事かたがたお願いまで
⑫专此函复，敬候佳音 まずはご返事まで、よいお知らせを待っています
⑬专此函告，敬请关照 以上お知らせまで、よろしくお願いします
⑮特此函达，希洽照为荷 右ご了承されたくここにご案内申し上げます
6.注意敬语的仄别使用
所谓敬语，是对对方表示敬重的文书用语，在书写日文商务信函时使用敬语的频率很高， 所以使用时应特别慎重。例如用日语写函电，在书写对方的姓名时经常可以看到冇「田中社長様」「佐藤営業部長様」「鈴木先生様」等写法，在敬称之上又加了尊称，实际这种用法是错误的。正确的应写成「代表取締役社長田中殿』「営業部長佐藤殿」「鈴木先生」。「様」「殿」「先生』都可译成汉语的“先生”。
此外，如果是寄给公司或某一部门时，应在公司名称后加上「御中」二字。「御中」在翻译时可省略不译。
